Internes Kontrollsystem

Neben der Orientierung an den Standards ist das Vier-Augen-Prinzip ein wichtiges Charakteristikum unseres Kontrollsystems. Kein wesentlicher Vorgang bleibt ohne Gegenkontrolle. Das gilt von der Unterschrift einer Auszahlung bis hin zu Projektbewilligungen. Das dritte Kernprinzip ist das der Funktionstrennung.
Projektantrag
Jedes neue Projekt muss beantragt werden. Dazu muss plan:g ein mit den Begünstigten abgestimmter Antrag vorliegen. In der Regel sollen Projekte partizipativ entwickelt werden. Der projektbeschreibende Antrag enthält Angaben zum Träger, zu Zielen und Zielgruppen, zum Monitoring, zu den Risiken und zur Finanzierung und folgt damit den Standards der Austrian Development Agency (ADA). Alle Anträge werden inhaltlich-fachlich und finanziell geprüft. Dabei nutzt plan:g das Projektzyklus-Management (Project Cycle Management, PCM), welches sich als gute Praxis der Entwicklungszusammenarbeit etabliert hat und die Basis der Projektvergabe der Europäischen Union und der staatlichen österreichischen Entwicklungszusammenarbeit ist. Beim PCM handelt es sich um eine Projektmanagement-Methode. Allerdings ist der „logische Rahmen“ oder „Logframe“ des PCM oft sehr deterministisch bezüglich der Maßnahme-Wirkung-Zusammenhänge. Im wirklichen Leben sind solche „Wirkungsketten“ komplexer und weniger linear als auf dem Papier. Ein Beispiel: Nicht jeder Baum, der gepflanzt wird, trägt auch Früchte. Bäume müssen kenntnisreich bewirtschaftet werden. Auf Veränderungen der Umgebung muss im Projektverlauf eingegangen werden. Ein Projekt-Logframe beschreibt ein Projekt dagegen sehr holzschnittartig: Eine bestimmte Anzahl Bäume wird gepflanzt, eine bestimmte Anzahl von Früchten wird geerntet. Nicht nur im Obstbau ist bekannt, dass sich solche Pläne verändern. Darum kommt ein gutes Projekt selten ohne Änderungsanträge aus. 
Darum fragt plan:g auch nach „Do-no-harm-Analysen“, mit denen unbeabsichtigte negative Wirkungen von Entwicklungsvorgaben im Vorfeld analysiert werden, und empfiehlt die Nutzung von systemischen Projektentwicklungs-Instrumenten. Um unbeabsichtigte negative Wirkungen zu vermeiden, konzentriert sich plan:g gemäß den Statuten auf die menschenrechtsorientierte Arbeit im Gesundheitssektor der Entwicklungszusammenarbeit; in der Nothilfe werden wir nur mit Partnern tätig. Auch dies ist in den plan:g-Statuten und damit bereits auf der gesellschaftsrechtlichen Ebene verankert.

Kindesschutz-Selbstauditierung

Kindesschutz ist ein Gesundheitsthema. Erstmals führten wir am 15. März 2016 die Selbstauditierung zum Kindesschutz von Keeping Children Safe durch. Eine zweite Selbstprüfung fand am 15. Dezember 2017 statt, die Dritte am 10. Dezember 2019. Die nächste Prüfung ist für Mitte 2022 geplant.
Link zur Auditierung: https://www.keepingchildrensafe.global/your-self-assessment/ 

Dezember 2019

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Dezember 2017

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März 2016

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Ergebnisse der Audits: Alle wesentlichen Kinderschutzmechanismen waren bis 2016 etabliert. Dennoch gab es noch viel zu tun – dies in Zusammenarbeit mit unseren Partnerorganisationen. Darum wird eine Begleitung des Audits seit 2016 auch allen Partnerorganisationen angeboten. Es handelt sich um eine relativ schnell und einfach durchzuführende Erhebung. In einer halben Stunde werden unbekannte Probleme bekannt und damit besser lösbar. Die noch bestehenden Lücken betreffen bis 2019 vor allem die Projektzusammenarbeit mit unseren Partnern (Procedures). Denn auch auf der Partnerseite muss der Kindesschutz gesichert sein. Die Erarbeitung und gute Anwendung von Kindesschutzstandards ist ein Prozess, der von plan:g auch in Zukunft begleitet und nachgehalten wird. 

Self-Audit Ergebnis März 2016 
Self-Audit Ergebnis Dezember 2017

Leitlinie Korruptionsprävention

Die vorliegende Leitlinie wurde in der Sitzung des Stiftungskuratoriums vom 25. Februar 2014 diskutiert, angepasst und beschlossen. Wesentlichen Anteil an der Leitlinien-Entwicklung hatte der 2012 von Transparency International – Austrian Chapter (TI-AC) und der Austrian Development Agency (ADA) vorgestellte „Ratgeber für Nichtregierungsorganisationen in der Entwicklungszusammenarbeit“. Korruption kann überall vorkommen. Das gilt auch für die Entwicklungszusammenarbeit, für den Gesundheitssektor und für die Kirche: Darum ergreifen wir alle uns zur Verfügung stehenden Maßnahmen, um Korruption zu verhindern. 

Leitlinie Korruptionsprävention PDF

Dazu lernen

Allen Spender*innen, die uns auf Fehler aufmerksam machen, danken wir herzlich für die Achtsamkeit! Wir lernen daraus. Und ein zweites Danke für alle, die sich bei Anregungen oder Kritik auf unseren Umgang mit E-Mail und Anrufbeantworter einlassen: Das erlaubt unserem Team die volle Konzentration auf unsere Beratungstätigkeit. An dieser Stelle beschreiben wir unsere Lernerfahrungen in einer (graphischen) Zusammenfassung.

Wir unterscheiden Lernerfahrungen nach dem Arbeitsfeld (Projektarbeit, Spendenwerbung und Verwaltung) und nach Fehlerursachen: Fehlen Richtlinien (guidelines) oder werden sie bewusst ignoriert (compliance)? Fehlt Anleitung (guidance), kommt es zu menschlichen Fehlern (human error) oder mangelt es an Mitteln (ressources)?

Die Liste hilft uns, besser zu werden. Wir verstehen und als Problemlöser*innen. Dazu wollen wir Probleme kennen. Die knappe Dokumentation von Lernerfahrungen hat sich als hilfreich erwiesen. Oft ist sie eine gute Gesprächsgrundlage in Diskussionen mit Partnerorganisationen, die auch nicht alles richtig machen (können), aber wie wir immer besser wirken möchten.
Lernliste 2020
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Am Ende eines jeden Fundraising-Jahres steht die Aussendung zu Weihnachten. Aufgrund neuer Zuständigkeiten bei plan:g, bei der Druckerei, aufgrund sehr großen Zeitdrucks und aufgrund von Überlastung bei der Post wurde das Weihnachtsmailing 2020 in vielen Fällen erst „zwischen den Jahren“ und in einigen Fällen erst nach dem Dreikönigsfest ausgeliefert. Wir bitten den Fehler zu entschuldigen: Er war den knappen Ressourcen, den großen Belastungen bei uns und den beauftragten Unternehmen geschuldet. Ein weiterer Grund war die Priorisierung der Projektarbeit gegenüber dem Fundraising.

In der Informationsaussendung im Oktober (Franziskus) verschwand die – presserechtlich vorgeschriebene – vollständige Nennung des Impressums aus einer Zeitungsbeilage.

plan:g arbeitet sehr IT-orientiert. Das bietet Chancen, birgt aber auch Gefahren. Im Frühjahr eröffnete ein nicht optimal gepflegter Windows-Server in Kombination mit einer schlecht konfigurierten Firewall eine Schwachstelle für einen Hacker-Angriff. Der Angriff wurde zur Anzeige gebracht. Die Daten von Spender*innen und Projektpartner*innen waren jederzeit geschützt. plan:g war innerhalb nur eines Arbeitstags wieder weitestgehend arbeitsfähig. Der Angriff führte jedoch dazu, die IT-Sicherheitsstruktur nochmals zu überdenken und grundsätzlich zu verbessern. So wurde z.B. eine verschlüsselte Open-Source-Videokonferenz-Plattform eingeführt. Davon profitieren nun auch jene Partnerorganisationen, die aufgrund ihrer Menschenrechtsarbeit gezielt ausgespäht und verfolgt werden. Pünktlich zum COVID-Lockdown war die IT-Umstellung abgeschlossen: Letztlich war der Hacker-Angriff also ein großes Glück.

Insgesamt hat 2020 das plan:g-Team in Atem gehalten wie selten ein Jahr zuvor. Wieder einmal wurde deutlich, wie schwer es ist, komplexe Dinge verständlich zu kommunizieren. Gerade in der Corona-Frage kam es auf exakte Kommunikation an. Wir haben unterschätzt, wie attraktiv Verschwörungstheorien sein können – denn Verschwörungstheorien geben Halt und einfache Orientierung in Zeiten großer Unsicherheit. In Kommunikationsfragen hat es deshalb einige Male „gehakt“. Deutlich wurde das nicht nur bei COVID-19, sondern auch in der Frage der Malariaprävention: Hier ist es nicht gelungen, wissenschaftliche Evidenz – artemisininhaltige Tees sind zur Prophylaxe der Malaria nicht geeignet – ausreichend diskursmächtig zu kommunizieren.

Letztlich ist aber auch diese Schwäche produktiv geworden. Sie hat dazu geführt, dass der zum 31.12.2020 scheidende Kuratoriumsvorsitzende Pfr. Edwin Matt und der zum 31.01.2021 scheidende Geschäftsführer Matthias Wittrock zusammen mit dem plan:g-Beirat und dem plan:g-Team Vorschläge zur Weiterentwicklung von plan:g erarbeitet haben, mit denen die Fachlichkeit des Werks weiter gestärkt werden kann.

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